Jakie umiejętności i cechy charakteru, osobowości powinien posiadać compliance oficer?

Compliance oficerzy bardzo często postrzegani są w firmie, jako osoby, które nie wzbudzają zaufania i poczucia bezpieczeństwa. Gdziekolwiek zauważeni przechadzając się po firmie wzbudzają podejrzenia i obawy, budując dystans mimo, że są wśród ludzi.

Co sprawia, że compliance oficerzy są tak postrzegani? Przyczyn takiego stanu rzeczy można byłoby dopatrywać się w wielu czynnikach – a to, że kultura organizacyjna compliance jest za mało rozwinięta, a że ludzie nie rozumieją ich roli i funkcji. Ale czy to jedyne godne uwagi słuszne argumenty? W mojej opinii nie.

Zakres obowiązków każdego compliance oficera, a tym samym jego rola i zadania mogą być różne w zależności od potrzeb danej organizacji, stopnia jej zorganizowania, jej specyfiki czy w końcu struktury compliance. Uogólniając można byłoby je zawęzić to podejmowanie działań o charakterze prewencyjnym, do działań na wypadek zaistnienia nieprawidłowości i do reakcji na nie. Te ostatnie, z jednej strony mogą wiązać się z pociągnięciem do odpowiedzialności „winnych” (wyciągnięciem wobec nich konsekwencji), z drugiej do usunięcia nieprawidłowości poprzez podjęcie środków naprawczych, wyciągnięcia wniosków. Wszak należy pamiętać, że nie wszystkie niepożądane zachowania osób prowadzące do nieprawidłowości są wynikiem złych intencji i chęci osiągnięcia jakiejkolwiek korzyści. Czasem mogą być następstwem nieprawidłowo „ułożonych” procesów, procedur, instrukcji. W mniejszych organizacjach te wszystkie zadania mogą być realizowane przez jednego, wyznaczonego oficer compliance. Realizacja poszczególnych ww. działań wymaga określonych umiejętności, niejednokrotnie specjalizacji w określonym obszarze. Niewątpliwie oficer compliance powinien posiadać odpowiednią wiedzę w zakresie obowiązujących przepisów prawnych i umiejętność ich stosowania, umiejętność prowadzenia audytów oraz dbać o ciągły rozwój w tym obszarze. Ale czy to wystarczy? Na ile sama wiedza i umiejętności stosowania przepisów prawnych i prowadzenia audytów wystarczą w utrzymaniu skutecznego CMS? Niezwykle ważnymi elementem, który ma wpływ na utrzymanie skutecznego CMS są umiejętności miękkie oficera compliance. Nie tylko umiejętność komunikowania się, ale także umiejętność budowania zaufania, poczucia bezpieczeństwa, rozpoznawania konfliktów, sytuacji trudnych, radzenia sobie z konfliktami i radzenia sobie z „gierkami” innych osób. Brak tych tych ostatnich może sprawić, że oficer compliance stanie się narzędziem w osiągnięciu celów innych osób, niekoniecznie zgodnych z celami organizacji i systemu CMS. Do tego wszystkiego należy dodać, a w zasadzie od tego należałoby rozpocząć – etyczne postępowanie. To musi być osoba, która w życiu kieruje się określonymi wartościami, które są wyrazem jej etycznej postawy, etycznego postępowania.

Doskonalenie umiejętności kompetencji miękkich to kluczowy obszar rozwoju każdego oficera compliance. Niestety, jakże często pomijany podczas różnych szkoleń oferowanych dla tej grupy zawodowej.

Jak zatem powinno wyglądać szkolenie z doskonalenia kompetencji miękkich dla oficera compliance? W mojej opinii jednym z kluczowych, ale nie jedynym, elementem takiego szkolenia powinno być budowanie świadomości oficer compliance o nim samym – jakim oficerem compliance jest, jak to jak rozmawia (i czy w ogóle) wpływa na to, co chce osiągnąć będąc oficerem compliance, jak to przybliża organizację, dla której pracuje do osiągnięcia celów stawianych w ramach CMS. Tradycyjne szkolenia biznesowe z umiejętności np. słuchania, komunikowania się itd. są bardzo ważne i warto brać w nich udział. Problem pojawia się, kiedy zaczynamy stosować poznane metody i techniki sprzeczne z naszymi wartościami, tym kim jesteśmy, jacy jesteśmy, jakie zdolności posiadamy, na jakim etapie ich doskonalenia jesteśmy, jacy chcemy być i co chcemy osiągnąć. Ich nieumiejętne stosowanie, a przede wszystkim nie dostosowanie do tego, kto je stosuje, może wywołać odwrotne do oczekiwanych skutki. My sami kierowani wpływem autorytetu trenera ze szkolenia , który mówił, że tak trzeba… nie będziemy w stanie tego zweryfikować, bo nie będziemy tego świadomi. W efekcie bezkrytyczna wiara w zdobyte na dotychczasowych szkoleniach wiedza i umiejętności interpersonalne, umiejętności stosowania technik perswazji sprawiają, że nasze jako oficera compliance postępowanie jest zaprzeczeniem jakiejkolwiek etyki, jaka powinna go charakteryzować oraz wartości, z którymi utożsamia się firma, i zamiast wzbudzać zaufanie innych buduje „ścianę” dystansu nie do pokonania. Jak zatem samym nie będąc etycznym wymagać by inni byli? I zamiast dopatrywać się przyczyn takiego stanu rzeczy w swoim zachowaniu, szukamy przyczyn na zewnątrz – a że to nierozwinięta kultura compliance…

To jakim oficerm compliance jesteś? Jakim chcesz być? A jakiego oficera compliance potrzebuje Twoja organizacja?

Praca przedstawicieli zawodów prawniczych, jak adwokatów, radców prawnych, prokuratorów, sędziów czy też funkcjonariuszy organów państwowych oparta jest przede wszystkim na przepisach prawnych. Czy jednak znajomość przepisów, ich interpretacji odgrywa kluczową rolę i przesądza o wygranej, cokolwiek ona dla każdej ze Stron oznacza? A jeśli nie, co zatem? Pewnie moglibyśmy zrobić długą listę takich elementów. Jednym z nich zapewne byłyby pytania. Jaki wpływ może mieć to jakie i jak zadajemy pytania Stronie, świadkom itd. Kiedyś usłyszałam takie porównanie, że to co dzieje się za drzwiami, w sali rozpraw czasem przypomina dużą scenę teatru (zresztą zapewne nie tylko tam, organizacje też można przyrównać do takiej sceny). Teatr, w którym mamy wielu aktorów, z których każdy chciałby być pierwszoplanowym, niekoniecznie złym, ale takim który „widza” od razu przekonuje do siebie, zyskuje sympatie. Może ma jakieś „wady”, ale ma też to czym nas urzekł. Zresztą, gdyby sięgnąć do dorobku badań naukowych, w tym obszarze bez problemu znaleźlibyśmy liczne informacje, jak wiele różnych rzeczy ma wpływ na ostateczne rozstrzygnięcie. I to oczywiste, przede wszystkim dlatego, że na scenie są ludzie wyposażeni w odpowiednie kompetencje, na różnym poziomie ich rozwoju, bardziej lub mniej tego świadomi. Doskonale byłoby, gdyby ten „drobny” element można było pominąć, ale nie da się. Kimkolwiek by się nie było, jaki zawód nie wykonywało, jakie studia by się nie ukończyło, kursy i szkolenia przede wszystkim jest się Człowiekiem. Ale nie o tym miało być, a o pytaniach i ich roli w pracy prawników. Z punktu widzenia czasu wiem, że umiejętność stawiania celnych pytań, nie tylko opartych na umiejętności słuchania, ale przede wszystkim umiejętności słyszenia (tego co niewypowiedziane, niedopowiedziane) ma ogromne znaczenie w pracy prawników, funkcjonariuszy (i to nie tylko tych z krwi i kości dochodzeniowców, ale również operacyjnych). Uczymy się zwykle aktywnego słuchania, ale to dość często nie ma nic wspólnego ze słuchaniem, a co najwyżej jest stwarzaniem pozorów bycia słuchaczem. Chodzi o tzw. słuchanie pasywne. Z terminem tym po raz pierwszy miałam do czynienia pod koniec pracy w organach ścigania, fundując sobie akredytowany przez ICF kurs coachingowy, i to był jeden z lepszych prezentów, jaki sobie kiedykolwiek zrobiłam. Choć coaching w żadnym wypadku nie ma nic wspólnego z manipulowaniem (a jeśli ktoś twierdzi, że ma – to to nie jest coaching tylko co najwyżej manipulacja klientem), zdobyte kompetencje doskonale mogą być wykorzystywane przez prawników, funkcjonariuszy – bo tam gra pozorów, stosowanie socjotechniki, obok przepisów i wszystkich procedur, które obowiązują przy osiąganiu celów, ma znaczenie (dobry – zły „glina”). Doskonalenie kompetencji, które powinien, a nawet musi posiadać profesjonalny coach, można doskonale połączyć z tymi kompetencjami, które już każdy człowiek posiada. Idąc na to szkolenie, na początku stwierdziłam, że jest idealne dla mnie, bo przecież kto, jak nie ja, dochodzeniowiec z kilkunastoletnim stażem pracy poradzi sobie najlepiej z prowadzeniem sesji, w której „tylko” zadaje się pytania. I tam po raz pierwszy doświadczyłam tego, czym może być prawdziwe pogłębianie informacji. Prowadząc teraz zajęcia z innymi, czasem prowadzę takie ćwiczenie, w którym kilku różnym osobom puszczam tą samą krótką historię, a ich zadaniem jest zadanie mi 7 pytań (stworzone w oparciu o ćwiczenie poznane na kursie rozwiązywania problemów pracy metodą Action Learning) w oparciu o to co usłyszeli i co jeszcze usłyszą. Mimo, że ćwiczenie to przeprowadzałam już wielokrotnie, nigdy nie zdarzyło się, aby wszystkie osoby zadały 7 identycznych pytań. Dlaczego? Każda z nich w tej historii słyszała co innego ważnego dla siebie. Zatem, które z tych pytań było tym właściwym, celnym czy mocnym? Czy w ogóle takie były? W coachingu chodzi o to, żeby pytania stawiane klientowi były dla niego mocne, sięgały sedna, czyli dotykały tego o co naprawdę mu chodzi, a niekoniecznie to o czym mówi czy okazuje. W przesłuchaniach odwróciłabym ciężar – chodzi o zadanie takiego pytania celnego, na które odpowiedź będzie dla nas tą kluczową. Ale przesłuchania, zadawanie pytań czy to w organach ścigania czy na sali rozpraw to tylko jeden obszar z wielu, w jakich pytania mogą znaleźć zastosowanie. Zatem, gdzie jeszcze? Na przykład w analizie materiałów procesowych, wytyczaniu linii obrony. Chyba trudno pisać mi o argumentach, to po prostu trzeba przeżyć i zacząć stosować, żeby zobaczyć jak duży wpływ będzie miało na nas i to co chcemy osiągnąć. Oczywiście sztuka zadawania celnych pytań, umiejętność słuchania na zupełnie innym poziomie niż podczas przesłuchań to nie lada wyzwanie, i ten kto myśli, że można się tego nauczyć w jeden albo nawet kilka dni, raczej jest w błędzie. Odpowiednie szkolenie to początek, poznanie dobrych fundamentów, jak to robić i jak dalej samemu to doskonalić. Zatem tylko dla wytrwałych.